2.4 执行邮件合并操作

题目19

试题内容

向当前信函合并中添加新字段（不要新建邮件合并），以替换突出显示的相应占位符。使用“文档”文件夹中的“19素材a.docx”填充收件人列表。选择“编辑单个文档”以完成合并，然后在“文档”文件夹中将合并另存为“信”（注意：请不要打印合并或通过电子邮件发送合并）。

准备

打开练习文档（\\Word素材\\19家畜论坛.docx）。

注释

本题考查使用电子邮件合并。每封电子邮件将单独邮寄，即每个收件人是每封邮件的唯一收件人。这与向收件人组广播邮件或在邮件的密送（bcc）行隐藏收件人不同。使用电子邮件合并来向地址列表中的收件人发送个性化电子邮件。每封邮件的信息类型相同，但具体内容各不相同。例如，在发给客户的电子邮件中，可对每封邮件进行个性化设置，以便按姓名称呼每个客户。每封邮件中的唯一信息来自数据文件中的条目。该题考查邮件合并中信函合并的有关设置数据格式、使用联系人列表、选择数据源、地址和问候语这类信息的占位符等操作。

解法

如图2-59～图2-64所示。

❶ 选择“邮件”选项卡。

❷ 在“开始邮件合并”群组中单击“选择收件人”按钮，选择“使用现有列表”命令，选中文档文件夹下的“19素材a.docx”。

❸ 拖动鼠标，全选黄色突出显示的相应占位符。

❹ 在“编写和插入域”群组中单击“插入合并域”下拉按钮，选择“姓名”选项。

❺ 在“完成”群组中单击“完成并合并”按钮，选择“编辑单个文档”命令。

❻ 在弹出的“合并到新文档”对话框中，单击“确定”按钮。

❼ 在“文件”选项卡中单击“另存为”按钮。

❽ 在“另存为”对话框的“文件名”栏输入“信”，单击“保存”按钮，完成操作。

题目20

试题内容

请完成下列两项任务：

（1）根据当前文档创建信函合并，使用“文档”文件夹中的“20素材a.docx”填充收件人列表，添加姓名和公司字段，以替换相应注释文字（注意：接受所有其他的默认设置）。

（2）从合并中排除重复的记录，并预览合并结果。

准备

打开练习文档（\\Word素材\\20信函合并.docx）。

注释

本题考查邮件合并中的信函合并功能。具体涵盖信函合并的有关设置数据格式、使用联系人列表、选择数据源、地址和问候语这类信息的占位符操作。在实际完成合并之前，通过预览合并结果可以预览和更改合并文档。

本题只到预览结果即结束，若要完成合并，还需要单击“邮件”选项卡“完成”群组中“完成并合并”中的相应三项，分别用于编辑、打印和发送到电子邮件。

解法

如图2-65～图2-71所示。

❶ 选择“邮件”选项卡。

❷ 在“开始邮件合并”群组中单击“开始邮件合并”按钮，选择“信函”命令。

❸ 在“开始邮件合并”群组中单击“选择收件人”按钮，选择“使用现有列表”命令，选中文档文件夹下的“20素材a.docx”文件，单击“确定”按钮。请将“20素材a.docx”素材文件提前复制至文档文件夹，或在此调用时找到该文件。

❹ 选择黄色高亮突出显示的“插入姓名字段”文字。

❺ 在“编写和插入域”群组中单击“插入合并域”按钮，选择“姓名”字段，以替换“插入姓名字段”的文字。用❹和❺中的同样方法，用“插入合并域”中的“公司”替换“插入公司字段”文字。

❻ 在“开始邮件合并”群组中单击“编辑收件人列表”按钮。

❼ 在弹出的“邮件合并收件人”对话框中单击“查找重复收件人”。

❽ 在“查找重复收件人”对话框中取消重复的收件人，即在每组重复记录中只保留一份记录。单击“确定”按钮，在“邮件合并收件人”对话框中单击“确定”按钮。

❾ 在“预览结果”群组中单击“预览结果”按钮，完成操作。