1.1.7 保护文档

用户可以通过限制编辑和文档加密等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。

1. 限制编辑

开启“WPS文字”的“限制编辑”功能，可以对文档的编辑权限进行设置。具体的操作步骤如下。

01　打开某文档，切换至“审阅”选项卡，单击工具栏中的“限制编辑”按钮，然后“WPS文字”会在文档右侧打开“限制编辑”的设置窗格。勾选“设置文档的保护方式”复选框，然后可以单击选择任意一项需要限制的编辑功能。

“只读”：可以防止文档被修改。不过，用户可以设置允许编辑的区域。在文档中选择部分内容，并选择可以对其进行编辑的用户。

“修订”：允许修改文档，但修改记录将以修订方式展现。

“批注”：只允许在文档中插入批注。不过，用户可以设置允许编辑的区域。在文档中选择部分内容，并选择可以对其进行编辑的用户。

“填写窗体”：可以防止文档被修改，只能在窗体域中输入内容。

然后单击“启动保护”按钮，如图1-64所示。

02　打开“启动保护”对话框，分别在“新密码”和“确认新密码”右侧文本框中输入密码后，单击“确定”按钮，如图1-65所示。

03　再次启动文档，用户可以看到该文档名称处颜色会发生改变，而且用户无法在文档中实现编辑功能。如果用户想要取消“限制编辑”功能对文档进行编辑，单击“限制编辑”窗格中的“停止保护”按钮，如图1-66所示。

04　打开“取消保护文档”对话框，在“密码”文本框内输入密码，然后单击“确定”按钮即可，如图1-67所示。

2. 文档加密

在日常办公中，为了保证文档安全，用户经常会为文档设置加密。文档加密的具体操作步骤如下。

01　打开某文档，切换至“审阅”选项卡，单击工具栏中的“文档加密”按钮，如图1-68所示。

02　打开“文档加密”对话框，系统会自动切换到“账号加密”选项卡，用户可以对WPS账户进行加密，操作完成后，只有列表中的账户才有权限操作该文档，然后单击“应用”按钮，如图1-69所示。

03　弹出“提示”对话框，系统会提示用户“授权后，列表外的用户将无法打开此文档”，单击“确认”按钮即可，如图1-70所示。

04　如果用户不希望使用账号加密功能，也可以使用密码加密功能。在“文档加密”对话框中，切换至“密码加密”选项卡，用户可以分别设置打开权限和编辑权限，然后单击“应用”按钮，如图1-71所示。

05　“WPS文字”会弹出提示“设置完成”，单击“确定”按钮即可，如图1-72所示。

06　再次打开文档时，“WPS文字”会弹出“密码”对话框，提示用户输入打开文件所需的密码，输入完成后单击“确定”按钮即可，如图1-73所示。

07　如果用户设置了编辑权限，这时“WPS文字”会继续弹出“密码”对话框，提示用户“输入修改密码，或者只读模式打开”，输入密码完成后单击“确定”按钮即可，如图1-74所示。

08　打开文档后，用户会发现该文档名称处会有密码加密的标记，如图1-75所示。

09　“WPS文字”为用户提供的“文档加密”功能中，除了“账号加密”和“密码加密”外，还有“硬件加密”。由于篇幅所限出处不再详细介绍，用户可根据提示进行操作。

10　WPS文字的“文档加密”对话框除了通过“审阅——文档加密”菜单命令可以打开外，还可以单击“WPS文字”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“文件加密”命令，然后在打开的菜单中选择需要的文档加密方法，如图1-76所示。或者单击“WPS文字”按钮的下三角按钮，选择“文件”→“文件加密”命令，如图1-77所示。