2.1 数据自动化

Excel为用户提供了数据自动化功能，运用该功能不仅可以快速输入具有一定规律的数据及有选择性的复制，而且还可以实现数据之间的完美同步。

2.1.1 自动填充数据

在Excel中处理数据时，往往需要快速输入多个内容相同、等差数据、序列等数据，从而帮助用户在很大程度上节省了工作时间，提高了工作效率。

1. 输入序列数据

最常用数据处理，便是在表格中输入表示序列的数字。在单元格中输入数字“1”，将鼠标移至单元格右下角，当鼠标变成“十字”形状时，在按住Ctrl键的同时向下拖动鼠标即可。

另外，选择需要填充数据的单元格区域。然后，执行【开始】|【编辑】|【填充】|【向下】命令，即可向下填充相同的数据。

除此之外，在单元格A2中输入数字“1”。然后，将鼠标移至单元格的右下角，当鼠标变成“十字”形状时，向下拖动鼠标。此时松开鼠标，单击【自动填充】图表，在列表中选择【填充序列】选项即可。

2. 序列填充

执行【开始】|【编辑】|【填充】|【系列】命令，在弹出的【序列】对话框中可以设置序列产生在行或列、序列类型、步长值及终止值。

在【序列】对话框中，主要包括序列产生在和日期单位等选项组或选项，其具体内容如下表所述。

3. 填充特定内容

要自定义数据序列，可以选择需要设置为文本格式的单元格区域。执行【文件】|【选项】命令，在弹出的【Excel选项】对话框中激活【高级】选项卡，单击【编辑自定义列表】按钮。

然后在弹出的【自定义序列】对话框中选择序列或输入定义填充的序列，如果输入定义填充的序列，则需要单击【添加】按钮。然后选择需要填充的单元格区域，并单击【导入】按钮。最后依次单击【添加】按钮，完成自定义数据序列填充的设置。

另外，如果用户需要删除自定义填充序列，可以在【自定义序列】对话框中选择需要删除的序列，单击【删除】按钮即可。

注意

4. 右键填充数据

在单元格中输入日期数据，将鼠标移至单元格右下角，当鼠标变成“十字”形式时，按住鼠标右键并向下拖动鼠标。松开鼠标时，在弹出的列表中选择【填充工作日】选项，单元格区域中将填充工作日格式的日期序列。

另外，在弹出的列表中还可以通过选择【以天数填充】选项，在单元格区域中显示工作天数的日期序列。通过选择【以月填充】选项，在单元格区域中以月份值显示日期序列。通过选择【以年填充】选项，在单元格区域中以年份值显示日期序列。

5. 填充空白单元格

执行【开始】|【编辑】|【查找和选择】命令，然后选择【定位条件】选项。

在弹出的【定位条件】对话框中启用【空值】选项，并单击【确定】按钮，输入“0”，并按下Ctrl+Enter快捷键，即可在所有空白单元格中输入0值。

2.1.2 妙用粘贴功能

Excel为用户提供了多功能的粘贴功能，不仅可以进行普通的粘贴，而且还可以快速粘贴数值、公式、图片、链接等内容。另外，用户还可以运用选择性粘贴功能，进行粘贴数据、格式、边框等。

1. 普通粘贴

普通粘贴继承了旧版本中的粘贴功能，主要包括数值、公式、保留原格式等7种粘贴方式。

选择单元格，执行【开始】|【剪贴板】|【复制】命令。然后选择粘贴位置，执行【开始】|【剪贴板】|【粘贴】|【粘贴】命令，即可粘贴原数据。

另外，复制相应的单元格区域，选择粘贴位置，执行【开始】|【剪贴板】|【粘贴】|【无边框】命令，即可粘贴不包含边框格式的数据。

2. 粘贴数值

粘贴数值功能用于粘贴工作表中的数值数据，主要包括值、值和数据格式、值和原格式3种粘贴方式。

选择单元格，复制数据区域。然后选择粘贴位置，执行【开始】|【剪贴板】|【粘贴】|【值】命令，即可只将数值粘贴。

提示

3. 选择性粘贴

选择单元格，复制数据区域。然后选择粘贴位置，执行【开始】|【剪贴板】|【粘贴】|【选择性粘贴】命令，在弹出的【选择性粘贴】对话框中设置相应的选择，单击【确定】按钮，即可粘贴所需要的数据。

在【选择性粘贴】对话框中，各选项的功能如下表所述。

2.1.3 同步数据

在Excel中，可以使用粘贴链接的方法，将工作表中某一单元格区域中的数据同步到其他单元格区域时中。除此之外，用户还可以使用粘贴图片链接与照相机功能，制作完美的数据同步效果。

1. 粘贴图片链接

粘贴图片链接是将复制的数据以图片的方式显示，并创建图片与原数据区域的链接。

首先复制单元格区域内的数据。然后选择粘贴位置，执行【开始】|【剪贴板】|【粘贴】|【链接到图片】命令，将数据粘贴为图片格式。

此时，更改原始数据区域中的数值，所粘贴链接图片中的数据也会随之改变。

2. 使用照相机功能

在Excel中，用户还可以使用照相机功能，实现数据同步的效果。

执行【文件】|【选项】命令，在弹出的【Excel选项】对话框中激活【快速访问工具栏】按钮，在其下拉列表中选择【不在功能区中的命令】选项。同时在列表框中选择【照相机】选项，并单击【添加】按钮。

此时，选择相应的单元格区域，单击【快速访问工具栏】中的【照相机】按钮，并拖动鼠标选择放置区域即可。

提示

2.1.4 查找与替换数据

查找和替换是字处理程序中的非常有用的功能。查找功能只用于在文本中定位，而对文本不做任何修改。替换功能可以提高录入效率，从而更有效地修改文档。

1. 查找

执行【开始】|【编辑】|【查找和选择】|【查找】命令，在【查找内容】文本框中输入查找内容，并单击【查找下一个】按钮即可。

另外，单击【查找和替换】对话框中的【选项】按钮，将弹出具体查找的一些格式设置，其功能如下所述。

技巧

2. 替换

执行【开始】|【编辑】|【查找和选择】|【替换】命令，弹出【查找与替换】对话框。分别在【查找内容】与【替换为】文本框中输入文本，单击【替换】或者【全部替按】命令即可。

技巧