2.2 数据批量输入

在工作表中批量输入数据（如在连续的单元格中输入相同的数据、填充输入序号、填充输入连续日期等）是最常见的操作，可以方便用户一次性输入相同的或有规律的数据，提高工作效率。另外，本节还介绍了利用导入的方法以实现数据的批量输入。

2.2.1 批量输入相同数据

关键点：1．一次性输入连续的相同数据

2．一次向不连续的单元格中输入相同数据

操作要点：填充柄填充、Ctrl+Enter组合键填充

应用场景：在连续的单元格区域中或在不连续的单元格中批量输入相同的数据来有效提高工作效率

1．连续单元格中填充相同数据

①输入首个数据，如本例中在C5单元格中输入“策划部”，鼠标指针指向C5单元格右下角，出现黑色十字型（可称为填充柄），如图2-30所示。

图2-30

②按住鼠标左键不放向下拖动到目标位置，如图2-31所示。

图2-31

③释放鼠标即可实现数据填充，如图2-32所示。

图2-32

专家提醒

选中一个包含填充源的单元格区域后，还可以直接按Ctrl+D组合键快速输入相同的数据。

2．在不连续单元格中输入相同数据

①按Ctrl键依次选中需要输入相同数据的单元格，然后松开Ctrl键，在最后一个选中的单元格中输入数据，如此处输入0，如图2-33所示。

图2-33

②按Ctrl+Enter组合键，即可在选中的所有单元格中输入相同的数据0，如图2-34所示。

图2-34

练一练

填充有递增属性的数据

如果想填充的数据具有递增属性，直接填充会自动递增，如图2-35所示。这种数据如果想填充为相同数据，如图2-36所示，有两种操作方法：

图2-35

图2-36

（1）利用填充柄填充时按住Ctrl键不放。

（2）使用“开始”选项卡的“编辑”组中的“填充”按钮进行填充。

2.2.2 填充输入有规则数据

关键点：1．填充序号

2．填充日期

3．自定义填充序列

操作要点：填充柄填充、“文件”→“选项”→“编辑自定义列表”

应用场景：通过填充功能可以实现一些有规则数据的输入，如序号的填充、日期填充等

1．连续序号的填充

通过填充可以实现连续序号的输入，其操作如下。

①在A3单元格中输入“001”。选中A3单元格，将鼠标指向A3单元格右下角，出现黑色“十”字型（可称为填充柄），如图2-37所示。

图2-37

②按住鼠标左键不放，向下拖动至目标，如图2-38所示。

图2-38

③释放鼠标，拖动过的位置上即会完成序号的填充，如图2-39所示。

图2-39

知识扩展

自动填充完成后，都会出现“自动填充选项”按钮，在此按钮的下拉菜单中，可以为填充选择不同的方式，如“仅填充格式”“不带格式填充”等。另外，“自动填充选项”按钮下拉菜单中的选项内容取决于所填充的数据类型，如填充日期时会出现“按月填充”“按工作日填充”等选项。

专家提醒

如果想填充序列，当输入的数据是日期或本身具有增序或减序特征时，直接填充即可；如果输入的数据是数字，需要按住Ctrl键再进行填充，或者在填充后从“自动填充选项”按钮的下拉菜单中选择“填充序列”。

2．不连续序号的填充

通过填充功能可以实现不连续序号的输入，其关键操作在于填充源的输入，例如，本例中固定资产的第1个序号为GD001、第2个序号为GD004、第3个序号为GD009，其他依次类推，即每个序号间隔3，那么首先要输入前两个序号，然后再使用填充的方式批量输入。

①首先在A2和A3单元格中分别输入前两个编号（GD001与GD004）。选中A2:A3单元格，将光标移至该单元格区域的右下角，至光标变成“十”字形状（），如图2-40所示。

图2-40

②按住鼠标左键不放，向下拖动至目标位置，如图2-41所示。

图2-41

③松开鼠标左键，拖动过的位置上即会以3为间隔显示编号，如图2-42所示。

图2-42

3．填充工作日日期

在填充日期时，填充完单击“自动填充选项”按钮，可在菜单中选择按月填充、按工作日填充、按年填充等不同的填充方式。

①在A2单元格输入值班日期，然后将鼠标放置在A2单元格右下角，当鼠标变成形状，按住鼠标向下拖动，如图2-43所示，到合适的位置释放鼠标即可看到日期递增序列。

图2-43

②单击“自动填充选项”按钮，在下拉菜单中选择“以工作日填充”，如图2-44所示，即可按照工作日日期填充，如图2-45所示。

图2-44

图2-45

4．自定义填充序列

程序中内置了一些可以自动填充的序列，如月份数、星期数、甲乙丙丁等，填充时，只要输入首个数据即可实现填充。除了程序内置的序列外，也可以将自己常用的数据序列建立为可填充序列，从而方便自己的输入工作。例如，在建立销售相关的报表时经常要输入公司销售员的姓名序列，则可以定义为可填充输入的序列。操作方法如下。

①选择“文件”→“选项”命令，如图2-46所示。

图2-46

②打开“Excel选项”对话框，在左侧单击“高级”标签，在右侧“常规”栏中单击“编辑自定义列表”按钮，如图2-47所示。

图2-47

③打开“自定义序列”对话框，在“输入序列”列表中输入员工姓名，单击“添加”按钮，如图2-48所示。

图2-48

专家提醒

单击“添加”按钮后，设置的自定义填充序列会显示在“自定义序列”列表中，如果不再需要此自定义序列时，可以在列表中单击该序列，单击“删除”按钮即可。

④在依次单击“确定”按钮返回工作表中，在B2单元格中输入“张宇”（首个名称），如图2-49所示，拖动填充柄向下填充，即可按自定义的序列填充各个员工姓名，如图2-50所示。

图2-49

图2-50

练一练

在连续单元格中填充相同的日期

填充日期时会默认逐日递增，要得到如图2-51所示的情况，该如何快速填充？

图2-51

2.2.3 导入外部数据

关键点：1．导入文本文件数据

2．导入网站数据

操作要点：“数据”→“获取外部数据”→“自文本”/“自网站”

应用场景：导入外部数据，如Access数据库数据、文本数据以及网站数据等，可减少手工输入的烦琐，提高工作效率

1．从文本文件中导入数据

当所需要的数据保存在文本文件时，如图2-52所示，用户可以直接将文本文件中的数据导入到Excel表格中，并将其分隔到相应的单元格中，形成规范表格。

图2-52

①在“数据”选项卡的“获取外部数据源”组单击“自文本”按钮，如图2-53所示。

图2-53

②打开“导入文本文件”对话框，在计算机上找到需要导入的文本文件所在位置，如图2-54所示。

图2-54

③单击“导入”按钮，打开“文本导入向导-第1步，共3步”对话框，保持默认选项，如图2-55所示。

图2-55

④在单击“下一步”按钮，打开“文本导入向导-第2步，共3步”对话框，选中“空格”复选框，如图2-56所示。

图2-56

⑤单击“完成”按钮，打开“导入数据”对话框，系统默认数据的放置位置为A1单元格，如图2-57所示。

图2-57

⑥单击“确定”按钮，即可看到将文本文件的内容导入到工作表指定位置，效果如图2-58所示。

图2-58

专家提醒

通常文本文件中的数据需要设置特定的格式，如通过空格作为分隔符，或者通过Tab键作为分隔符，当把文本文件导入到Excel中，才能通过相应的分隔符实现划分数据。如果文本文件无任何规律可循，程序也无法找到分割的依据，因此通常会造成导入数据混乱。

2．从网页中导入数据

在日常工作中，可能需要在工作表中应用到一些网站上的数据，此时可以直接将网页中的数据导入到Excel表格中，下面介绍具体操作方法。

①在“数据”选项卡的“获取外部数据源”组中单击“自网站”按钮，如图2-59所示，打开“新建Web查询”对话框。

图2-59

②将需要导入的网址复制到“地址”文本框中，如图2-60所示，单击“导入”按钮，即可打开需要导入的网页。

图2-60

③单击需要导入数据前的按钮，使其更改为按钮，表示选中了这部分数据，如图2-61所示。

图2-61

④在单击“导入”按钮，打开“导入数据”对话框，选中“新工作报表”单选按钮，如图2-62所示。

图2-62

⑤单击“确定”按钮，即可将网站中的数据导入到Excel表格，导入后效果如图2-63所示。

图2-63

练一练

导入文本文件数据为规范表格

当前的文本文件如图2-64所示，练习将其转换为规范的Excel表格。

图2-64

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